Sådan behandles persondata

Sådan behandles persondata i Hovedstaden Sydvest Kreds.

Kredsens formål med behandling af personoplysninger. For at du kunne blive medlem i en af vores tilsluttede foreninger, har du givet medlemsforeningen en række nødvendige oplysninger om dig selv, for at foreningen kan varetage sine opgaver overfor dig og omverdenen.

Disse oplysninger opbevares i Kolonihaveforbundets medlemsportal ”Dialognet” og transporteres også derfra til Kolonihaveforbundets vurderingssystem.

Denne medlemsportal med nødvendige oplysninger, har bestyrelsen i kredsen også adgang til.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når der måtte være en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling af personoplysninger i kredsen er primært:

• Kredsens berettigede og legitime interesser - for at opfylde kredsens formål jf. § 2 stk.1 i Kolonihaveforbundets Kredsvedtægt - Gældende for Hovedstandens Sydvest Kreds, jf. § 3 i ”Vedtægt for Kolonihaveforbundet.”

• Samtykke fra dig.

• Henvendelse fra myndigheder, med gyldig lovhjemmel.

• Kredsens formål med at indsamle og/eller have adgang til oplysningerne om dig, er overordnet set, at vi skal kunne administrere og varetage kredsens formål samt opgaver som specificeret i § 2 stk.2 – 4 - i Kolonihaveforbundets Kredsvedtægt - Gældende for Hovedstandens Sydvest Kreds, Jf. § 3 i ”Vedtægt for Kolonihaveforbundet”

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af ovenstående, vil behandlingen udelukkende være motiveret af berettigede interesser som:

• Behandling af medlemshenvendelser om rettigheder i henhold til vedtægter, ordensregler, lejeaftale og generalforsamlingsbeslutninger mv.

• Opfyldelse af tilsluttede foreningers pligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent og gebyrer til kredsen i henhold til kredsens vedtægter.

• Opfyldelse af eksterne regler, f.eks. reglerne for byggeri, beboelse og lovgivning I al almindelighed.

• Foretage gennemgang og godkendelse af byggeandragender, hvor dette er aftalt med medlemsforeningen.

• Foretage vurdering og ankevurdering af bebyggelser for dig eller bestyrelsen i tilsluttet medlemsforening.

• Hjælpe med at bilægge eventuelle stridigheder mellem tilsluttet medlemsforeningernes bestyrelse og disses medlemmer, eller tilsluttede medlemsforeninger imellem.

• Besvare generelle henvendelser vedr. betingelser gældende for medlemmer i kredsen

• Indkalder og afholder generalforsamling i tilsluttede medlemsforeninger i særlige tilfælde

• Fastlægge regler og procedurer for medlemsforeningernes indberetning til kredsen af oplysninger, der måtte være nødvendige for kredsens varetagelse af sine opgaver.

• Afholdelse af sociale arrangementer, undervisning, udvalgsmøder og andre aktiviteter

Administration af relationer til kredsen.

I nogle tilfælde behandler vi personoplysninger, fordi vi har fået dit samtykke. Vi behandler efter reglerne/retningslinjerne om ”samtykke”, fordi det ikke direkte står i vores eller din medlemsforenings vedtægter, eller i en lov, at vi skal registrere og behandle netop dé personoplysninger, vi gerne vil.

Hvis vi i konkrete tilfælde indhenter dit samtykke, vil det være frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Hvilke personoplysninger anvenders i kredsen.

Vi indsamler alene de oplysninger du sender eller telefonisk oplyser til kredsen.

Derudover har bestyrelsen i kredsen adgang til dine ”almindelige medlemsoplysninger” i Kolonihaveforbundets portal ”Dialognet” og ”Vurderingssystemet” – hvortil din tilsluttede medlemsforening indberetter nødvendige data.

Heri fremgår følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, telefonnummer, folkeregisteradresse, e-mail, havelodsadresse, indmeldelsesdato og evt. dit havelods størrelse.

For medlemmer af kredsbestyrelsen, forretningsudvalg og øvrige udvalg/ tillidshverv indsamles også bankoplysninger, så der kan udbetales honorar, kørselsgodtgørelse, refusion for udlæg mv.

For at sikre dokumentation for aftaler og korrekt betjening kan vi gemme e-mails, sms-beskeder, breve og anden kommunikation med dig.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde kredsens formål eller retslige forpligtelser. I det omfang kredsen indsamler oplysninger om dig, som ikke umiddelbart er nødvendige for at opfylde kredsens formål eller retslige forpligtelser, beder vi først om dit samtykke (Det kan eksempelvis være oplysninger om mærkedage).

Hvor kommer oplysningerne om dig fra?

Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i en tilsluttet medlemsforening. Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige.

Oplysninger fra cookies

Cookies anvendes på vores hjemmeside og indsamler informationer om brugeres generelle færd. Når du bruger hjemmesiden, registreres anvendelsen og formål, så vi kan følge med i hvor mange der benytter hjemmesiden – og hvilke sider der kigges på. Vi kan ikke se at det er dig der har været der, men kun hvad der er ”klikket på.”

Videreformidling af oplysninger

Dine oplysninger formidles ikke videre til andre end medlemmer af kredsbestyrelsen, og kun i forbindelse med behandling af legitime relevante opgaver jf. vores vedtægter.

Oplysninger behandles også ved oprettelse af tillidserhverv i kredsregi og ved ankevurderinger, samt af Kolonihaveforbundets havekonsulenter i forbindelse med eventuel have-præmiering.

I forbindelse med IT- udvikling, hosting og support samt eksternt udført bogføring og administration kan der også overføres personoplysninger til disse databehandlere.

Dine oplysninger videregives ikke til andre udenfor kredsbestyrelsen, heller ikke myndigheder, medmindre myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne fra os. I så fald har vi pligt til at udlevere dem.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Bestyrelsen og andre tillidsvalgte (herunder Forretningsudvalg og Vurderings- og ankeudvalg) har tavshedspligt om dine personoplysninger.

Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?

Vi opbevarer oplysningerne på kredsens aflåste kontor, på kredsformandens og kredskassererens pc’er og i aflåste arkivskabe. Enkelte udvalgsdokumenter deles med udvalgsmedlemmer i Dropbox. Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er relevante i forhold til de formål, som lå til grund for, at oplysningerne blev indhentet.

Forskellige oplysninger har forskellige formål, og derfor har vi kredsen lokalt forskellige opbevaringsperioder. Vi har derfor også udarbejdet nogle retningslinjer for, hvornår vi sletter de forskellige typer af oplysninger.

Sikkerhed

Vi skal beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, og derfor har vi besluttet, at vi primært opbevarer personoplysninger på Kredskontoret. Andet materiale om dig, (f.eks. tegninger, godkendelser og evt. dispensationer vedr. bebyggelsen på dit havelod) opbevares derfor i aflåst arkivskab på Kredskontoret. Kredskontoret er ydermere aflåst med systemnøgle og kontorfællesskabet er sikret med tyverialarm.

Vi har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, og vi vurderer løbende, om de eksisterende løsninger i tilstrækkelig grad sikrer, at personoplysninger kun er tilgængelige for relevante personer.

Vi har en fastlagt procedure og skabelon for databrud log, til at håndtere brud på sikkerheden, så vi kan agere hurtigt i tilfælde af hændeligt tab af data eller misbrug/tyveri af data.

Såfremt databehandling sker via en ekstern databehandler, vil vi indgå en databehandleraftale, så kredsbestyrelsen sikkert kan overlade persondata til disse selvstændige databehandler. Der foreligger i skrivende stund ingen databehandler aftale med Kolonihaveforbundet

Personlige rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi i kredsen behandler dine personoplysninger.

• Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger vi i kredsen sagsbehandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor det måtte være nødvendig at videregive oplysninger.

• Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger (med de begrænsninger der ligger i det legitime behandlingsgrundlag).

• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (med de begrænsninger der ligger i det legitime behandlingsgrundlag).

• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.

• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid.

Du kan henvende dig, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi kredsen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Klage

Hvis du er utilfreds med kredsens behandling af dine personoplysninger kan du altid klage til kredsen eller tage emnet op på et repræsentantskabsmøde. Du kan også klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K eller

 

SENESTE NYT

Kontaktoplysninger

Hovedstaden SydVest Kreds
Væxthuset, Roskildevej 337, 01
2610 Rødovre